Protection des données | Athora Belgium

Notice relative à la protection des données à caractère personnel

L’objet de la présente notice est d’exposer comment et à quelles fins Athora Belgium SA utilise les données personnelles des personnes physiques (preneurs d’assurance, prospects, assurés et bénéficiaires, intermédiaires, ...). Nous vous remercions d’en prendre connaissance de façon attentive.

1. Qui sommes-nous ?

Athora Belgium SA, dont le siège social est établi à 1050 Bruxelles, Rue du Champ de Mars, 23 et enregistrée à la BCE sous le n° 0403.262.553 (ci-après “Athora”) traite vos données à caractère personnel (ci-après les “données personnelles”) pour son propre compte, en tant que responsable du traitement.

Le responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne en matière de protection des données, est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

2. Que signifie une "donnée personnelle" ?

Une donnée personnelle est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple le nom d’une personne, sa photo, son numéro de téléphone, un numéro de contrat, un mot de passe, etc.).

3. Quelles données personnelles utilisons-nous ?

Nous traitons uniquement les données personnelles strictement nécessaires pour la réalisation des finalités évoquées ci-après (cfr point 4). En fonction de votre situation particulière et notamment du type d’assurance concerné, Athora peut traiter les données suivantes :

données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, n° de carte d’identité, etc.)
données de contact (par exemple : adresse, adresse email, téléphone, etc.) ;
composition du ménage (par exemple : état civil, nombre d’enfants, etc.) ;
vue financière globale (par exemple : vos biens immobiliers, etc.) ;
profession (par exemple : fonction exercée, formation, etc.) ;
habitudes de vie, habitudes de consommation de biens et de services ;
loisirs et intérêts ;
enregistrement d’images et de sons.

Athora peut également être amenée à traiter certaines données sensibles, bénéficiant d’une protection particulière, telles que :

des données concernant votre santé, notamment en vue d’assurer la bonne gestion de contrats d’assurances liés à votre santé (assurance-vie, hospitalisation, revenu garanti, etc.), la gestion de votre dossier médical ;
des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions dans le cadre de la prévention du blanchiment d’argent et de la lutte contre le financement du terrorisme. ainsi que de la gestion de litiges

Athora traite ces données avec un soin tout particulier. Nous sommes également susceptibles d’utiliser les données obtenues de sources externes, notamment dans les cas suivants :

employeur souscrivant une assurance pour ses membres du personnel ;
fournisseurs professionnels de données pour la correction des données (par exemple la correction orthographique de votre adresse) ;
fournisseurs professionnels de données pour l’émission d’offres ;
enrichissement de données (notamment concernant la composition de votre famille) ;
publication ou transmission de vos données par des tiers autorisés ou des fournisseurs professionnels de données.

Dans certains cas, nous sommes amenés à utiliser des données personnelles relatives à d’autres personnes que vous, et par exemple :

vos enfants, votre partenaire, le bénéficiaire d’une assurance-vie ;
vos membres du personnel ;
une personne impliquée dans le cadre d’un sinistre (témoin, victime…).

4. Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Quelles sont les finalités poursuivies par Athora ?

Athora utilisera raisonnablement vos données personnelles pour diverses finalités. Pour chaque finalité, seules les données nécessaires et pertinentes sont traitées.

Athora utilisera tout d’abord vos données personnelles pour exécuter ses obligations contractuelles à votre égard ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande, et ce notamment afin de :

analyser l’opportunité de conclure un contrat d’assurance et/ou des conditions à imposer à la conclusion d’un contrat d’assurance ;
conclure, gérer et exécuter des contrats d’assurance ou de crédit faisant partie de la gamme de produits et services offerts par Athora, y compris la gestion de la relation clientèle et la gestion des sinistres ;
tenir un historique des (plus récents) moments de contact, afin de connaître la fréquence de ceux-ci et de la maintenir à un niveau acceptable ;
sauvegarder vos préférences, si et comment Athora peut vous contacter pour vous soumettre des informations, de la publicité ou des propositions ;
exécuter un service que vous avez demandé, par exemple en nous communiquant vous-même vos données en ligne pour souscrire à la newsletter ou pour demander une offre d’assurance.

Athora traitera également vos données personnelles afin de respecter toutes les obligations légales, réglementaires et administratives auxquelles elle est soumise, notamment en matière de :

prévention du blanchiment de capitaux ;
prévention du financement du terrorisme ;
mise en oeuvre de la législation AssurMIFID ;
lutte contre la fraude fiscale ;
obligations fiscales ;
gestion des plaintes clients ;
demandes des autorités de contrôle.

Nous traitons aussi vos données à caractère personnel dans certains cas si nous avons reçu votre consentement. Si nous avons besoin de votre consentement pour utiliser vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques, nous vous demandons toujours votre autorisation. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et gratuitement. Ces finalités concernent notamment :

le traitement des données relatives à votre santé ;
la prospection commerciale ;
l’installation de cookies ou de technologies similaires sur nos sites web (pour plus d’informations, voir notre ‘Politique en matière de cookies’).

Athora doit pouvoir fonctionner en tant qu'entreprise

Outre les finalités énumérées ci-dessus, Athora a, en sa qualité d’entreprise commerciale, un certain nombre d'intérêts légitimes qui justifient le traitement de données à caractère personnel. Athora veille à ce que les conséquences de ce traitement sur le respect de votre vie privée soient aussi limitées que possible et en tous les cas, à ce que l'équilibre entre les intérêts légitimes d’Athora et leur éventuelle incidence sur le respect de votre vie privée ne soit pas perturbé.

Dans le cadre de ses intérêts légitimes, Athora traite vos données à caractère personnel dans les situations suivantes :

Contrôle, sécurité et lutte contre la fraude

La détection, prévention, révélation et gestion des abus et des fraudes portant ou susceptible de porter un préjudice sérieux au statut financier, aux résultats et/ou à la réputation de Athora
La protection et la sécurité des biens et des personnes, ainsi que des réseaux et systèmes informatiques et vidéos d’Athora
Des tests, des évaluations, la simplification, l’optimalisation et/ou l’automatisation des processus internes et des systèmes en ligne d’Athora afin de les rendre plus efficaces

Modélisation, profil commercial et amélioration de l'expérience du client

Le suivi des activités d’Athora et la connaissance administrative des différentes personnes étant en rapport avec la société, pouvant permettre le cas échéant l’identification des dossiers, de l’intermédiaire et d’autres intervenants
La vision globale des clients (par exemple en établissant des statistiques de nos clients afin de savoir qui ils sont et de mieux les connaître)
Les contrôles qualitatifs (notamment des appels téléphoniques) en vue d’évaluer et d’optimaliser nos services à l’égard de nos clients
L’optimisation et gestion des canaux de distribution d’Athora (notamment le réseau des intermédiaires)
La gestion et ajustement des produits ainsi que le développement de nouveaux produits et services par Athora qui répondront encore mieux à vos besoins et attentes
l’envoi et le traitement d’ enquêtes de satisfaction
La prospection.

5. Pourquoi est-il nécessaire de nous fournir vos données personnelles ?

Vous avez le droit de ne pas nous communiquer les données personnelles que nous vous demandons. Si vous refusez toutefois de nous fournir les données demandées dans le cadre de l’émission d’une proposition d’assurance, de la conclusion d’un contrat d’assurance ou d’une déclaration de sinistre, Athora pourrait se trouver dans l’impossibilité de conclure un tel contrat ou de donner suite à votre demande d’intervention.

6. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Afin de protéger votre vie privée, les personnes qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminées avec précision en fonction de leurs tâches.

En vue de la réalisation des finalités détaillées ci-avant (voir point 4.), vos données pourront être communiquées :

à d’autres entreprises d’assurances intervenantes (ou à leurs représentants en Belgique ou leurs correspondants à l’étranger) ;
aux entreprises de réassurance concernées ;
à un médecin conseil ;
à un avocat ;
à votre intermédiaire en assurances ;
à l’intermédiaire en assurance de votre employeur ;
à un sous-traitant (détectives privés pour les enquêtes en matière de fraude, prestataires avec lesquels nous collaborons tels que prestataires de services informatiques, bureaux de marketing et de communication, etc.) auquel Athora aura confié la réalisation d’un traitement particulier ;
à d’autres sociétés faisant partie du groupe Athora.

Nous pouvons également être contraints de communiquer certaines données à des autorités publiques en vertu d’obligations légales ou réglementaires.

7. Où transférons-nous vos données personnelles ?

Athora est susceptible de transférer des données personnelles vers des États, territoires ou organisations :

situés dans l’Espace Economique Européen,
situés en dehors de l’Espace Economique Européen (“EEE”) et qui ne sont pas reconnus comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles par la Commission européenne. Le cas échéant, le transfert de vos données ne sera réalisé que moyennant des garanties appropriées et adaptées, en conformité avec le droit applicable. Vous avez le droit d’obtenir des informations à ce sujet et, le cas échéant, une copie des garanties adoptées en contactant notre DPO.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :

Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles ;
Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence ;
Droit à l’effacement : dans certains cas vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles ;
Droit à la limitation du traitement : dans certains cas vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, y compris le profilage lié au marketing direct ;
Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment et gratuitement ;
Droit à la portabilité de vos données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer à un tiers.

Pour exercer ces différents droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée par courrier ou courriel à notre DPO (voir point 10). Nous pourrions être à même de vous demander de nous fournir une photocopie recto/verso lisible de votre carte d’identité.

9. Que faire si vous suspectez une violation de données personnelles (data breach) ?

Si vous suspectez la publication ou la transmission non autorisée de données à caractère personnel, n’hésitez pas à contacter notre délégué à la protection des données ("Data Protection Officer" ou "DPO") dans les plus brefs délais en nous transmettant ce document :

Par e-mail : dpo.be@athora.com

Par courrier : ATHORA BELGIUM SA

A l’attention du Data Protection Officer

Rue du Champ de Mars 23, 1050 Bruxelles

10. A qui pouvez-vous adresser vos questions ou demandes ?

Pour toute question ou demande relative au traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à contacter notre délégué à la protection des données (“Data Protection Officer” ou “DPO”) par courrier ou e-mail à l’adresse suivante :

Par e-mail : dpo.be@athora.com

Par courrier : ATHORA BELGIUM SA

A l’attention du Data Protection Officer

Rue du Champ de Mars 23, 1050 Bruxelles

11. Comment pouvez-vous introduire une plainte ou un recours ?

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Tél. : +32 2 274 48 00

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités visées ci-avant (voir point 4.). Ceci signifie par exemple que nous conservons vos données durant l’exécution du contrat d’assurance mais également durant la période de prescription légale applicable.

Lorsque plus aucune finalité ne justifie la conservation de vos données personnelles, nous ne les conservons que dans la mesure où la loi l’impose.

13. Comment pouvez-vous rester au courant des modifications apportées à cette Notice ?

Athora peut apporter des modifications à cette notice. Nous vous informerons de toute modification de la notice via notre site Internet.